Un arrêté de la Ministre de l’environnement pris en date du 5 février 2021, et paru au JORF du 24 février 2021, fixe les règles déontologiques que les membres des conseils d’administration des agences de l’eau devront respecter dans l’exercice de leur mandat (en application des articles L.213-8-4 et R.213-35 du Code de l’environnement). Cette charte s’applique également aux membres de la commission des aides ainsi qu’aux membres des commissions spécialisées du conseil d’administration.
La charte fixe notamment les principes que chaque administrateur s’engage à respecter (1), établit les règles permettant de prévenir les conflits d’intérêts (2) et encadre les relations de l’administrateur avec les autres institutions et les services de l’agence de l’eau au regard de l’utilisation des fonds publics (3). En cas de manquement à ces règles, il est écrit que le président ou les vice-présidents règlent la situation au plus tôt en privilégiant la discussion avec les membres concernés.
1. Les principes à respecter
Les administrateurs s’engagent à respecter les principes d’intérêt commun au bassin, de transparence, d’indépendance et d’impartialité, de confidentialité et de publicité. La charte prévoit également que les personnes extérieures invitées s’engagent à respecter un principe de confidentialité des informations et documents dont ils prennent connaissance.
2. Prévenir les conflits d’intérêts
Chaque administrateur s’engage, sous deux mois après sa nomination, à remplir une déclaration publique d’intérêts dont le contenu est précisé dans la charte. L’agence de l’eau assure la conservation de la déclaration publique d’intérêts jusqu’à 10 ans suite à la fin du mandat et garantit la confidentialité des autres informations communiquées, en restreignant l’accès aux seules personnes autorisées.
En cas de conflit d’intérêts, l’administrateur informe, par écrit ou verbalement en début de séance, le président ou le vice-président du conseil d’administration ou de ses commissions spécialisées, de la situation dans laquelle il estime se trouver au regard de l’ordre du jour de la séance de travail.
L’administrateur ne peut alors pas prendre part au débat ou au vote au moment où le dossier qui le place en situation de conflit d’intérêts est étudié. Il doit alors quitter la séance jusqu’à l’examen du point suivant à l’ordre du jour.
3. Relations avec les institutions et les services de l’agence de l’eau
Les administrateurs s’engagent à ne pas abuser de leur position, en vue d’obtenir des avantages personnels ou en faveur de tiers, et à respecter l’utilisation des fonds publics. Il en va ainsi, notamment, pour ce qui concerne les frais de déplacements (par exemple : réserver en avance ses trajets et hébergements, privilégier les transports en commun pour réduire les impacts environnementaux) ou de bouche (par exemple : ne pas annuler au dernier moment une réservation pour une collation ou un repas organisé par l’agence de l’eau).
Enfin, en cas de manquement aux règles de déontologie de cette charte, le président du conseil d’administration ou ses vice-présidents règlent au plus tôt la situation. Il est précisé qu’ils doivent privilégier la discussion avec le ou les membres concernés.
CHARTE DE DÉONTOLOGIE DES CONSEILS D’ADMINISTRATION DES AGENCES DE L’EAU
Préambule
L’objet de la présente charte est d’établir les bonnes pratiques, en matière de déontologie, à respecter, dans l’exercice de leur mandat, par les membres du conseil d’administration de l’agence de l’eau, ci-après dénommés « les administrateurs ».
Elle concerne également leur mandat au sein de la commission des aides au sens de l’article L. 213-8-3 ou de l’une des commissions spécialisées du conseil d’administration au sens de l’article R. 213-40 (1).
Les principes et les règles de conduite qu’elle énonce ont pour objectif de garantir au sein du conseil d’administration l’impartialité et l’indépendance des processus de décision et de l’établissement des avis, le respect des critères de sélection, d’attribution des aides et la bonne gestion des fonds publics, vis-à-vis des tutelles, des collectivités et des professionnels concernés, et plus largement de la société.
La pluralité et la transparence donnée aux débats comme aux décisions sont les premiers vecteurs d’équilibre et de déontologie du fonctionnement des instances.
Les administrateurs s’engagent à respecter la présente charte en adoptant un comportement exemplaire au regard de l’ensemble de ses règles en matière de déontologie.
Les personnes extérieures invitées s’engagent à respecter un principe de confidentialité des informations et documents dont ils ont connaissance à l’occasion de leur participation aux réunions auxquelles elles sont conviées. En amont d’une invitation, la présente charte leur est communiquée et elles sont invitées à la respecter.
1. Les principes
1.1. L’intérêt commun au bassin
Les administrateurs, œuvrent, sur chaque bassin, à la mise en œuvre des missions des agences de l’eau définies à l’article L. 213-8-1 du code de l’environnement, dans le respect de l’intérêt commun au bassin dont les principes fondamentaux sont décrits à l’article L. 213-8-1 sans épuiser les spécificités du bassin dont les administrateurs en garantissent la prise en compte.
« Article L. 213-8-1. – Dans chaque bassin ou groupement de bassins visé à l’article L. 212-1, une agence de l’eau, établissement public de l’Etat à caractère administratif, met en œuvre les schémas visés aux articles L. 212-1 et L. 212-3, en favorisant une gestion équilibrée et durable de la ressource en eau et des milieux aquatiques, l’alimentation en eau potable, la régulation des crues et le développement durable des activités économiques. Elle peut contribuer à la connaissance, à la protection et à la préservation de la biodiversité terrestre et marine ainsi que du milieu marin, en particulier dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie nationale et des stratégies régionales pour la biodiversité mentionnées à l’article L. 110-3 ainsi que du plan d’action pour le milieu marin mentionné à l’article L. 219-9. »
1.2. Transparence
La transparence constitue une obligation pour l’administrateur vis-à-vis du conseil d’administration en cas de situation de conflit d’intérêt.
Le fait que cette situation ne soit pas connue et prise en compte place les avis et décisions pris par le conseil d’administration dans une situation d’irrégularité.
1.3. Indépendance et impartialité
Dans le même esprit que celui de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique, les administrateurs conservent un esprit d’indépendance. Lorsqu’ils siègent au sein du conseil d’administration, ils agissent de sorte que les intérêts de leurs mandants ne priment pas sur l’intérêt commun au bassin.
Chaque administrateur doit faire preuve, dans sa mission au sein du conseil d’administration, d’intégrité, de respect, d’objectivité et de sens des responsabilités. Il agit de bonne foi en toute circonstance.
Les divers collèges du conseil d’administration représentent des intérêts différents, chacun participant à un équilibre global garant des intérêts communs au bassin. L’impartialité recherchée vise à ce que chaque membre se prononce sans parti pris de façon juste et équitable lors d’un vote.
1.4. Confidentialité et publicité
D’une manière générale, la publicité des décisions du conseil d’administration est la règle, en particulier en ce qui concerne les attributions d’aides. Les débats, même s’ils ne sont pas ouverts au public, ont vocation à être rendus publics au travers de la publication des procès-verbaux sur le site institutionnel de l’agence de l’eau.
Toutefois, à titre exceptionnel, lorsque la confidentialité est requise sur certains sujets ou dans certaines commissions spécialisées, chaque membre s’engage personnellement à respecter la confidentialité totale des informations qu’il reçoit, des débats auxquels il participe et des décisions prises.
Chaque membre s’interdit d’utiliser pour son profit personnel ou pour le profit d’une autre personne privée ou une personne publique les informations auxquelles il a accès au titre de ses fonctions d’administrateur.
2. Prévention des conflits d’intérêt
2.1. Définition du conflit d’intérêt
Au terme de l’article 2 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique, « constitue un conflit d’intérêts toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts publics ou privés, qui est de nature à influencer ou à paraître influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif d’une fonction ».
L’intérêt public ou privé, qu’il soit direct ou indirect (parents, amis, partenaires, organismes dans lesquels le membre occupe une fonction bénévole ou rémunérée, etc.), peut affecter le discernement du membre qui n’est plus centré sur l’intérêt commun au bassin au titre duquel il exerce ses fonctions.
L’intérêt public ou privé peut être matériel (par exemple obtention d’un gain au détriment de l’intérêt commun au bassin) ou immatériel (par exemple approbation d’une transaction qui avantage un tiers pour ménager de bonnes relations avec lui).
En conséquence, un administrateur est en conflit d’intérêts avéré lorsque ses prises de positions et ses votes risquent d’être influencés par un intérêt privé ou public qui peut lui être rattaché.
2.2. Déclaration publique d’intérêts
Sous deux mois après sa nomination, chaque membre remplit une déclaration publique d’intérêts comportant les informations requises dans la présente section 2.1.
La déclaration publique d’intérêts précise :
– les activités principales ou exercées à titre secondaire donnant lieu à rémunération ou à gratification exercées à la date de désignation et exercées au cours des cinq dernières années ;
– les activités de consultant exercées à la date de désignation et au cours des cinq dernières années ;
– les participations aux organes dirigeants d’un organisme public ou privé à la date de désignation et lors des cinq dernières années ;
– les participations financières directes dans le capital d’une société à la date de désignation ;
– les activités professionnelles exercées à la date de désignation, par le conjoint, le partenaire lié par un pacte civil de solidarité ou le concubin ;
– les fonctions bénévoles susceptibles de faire naître un conflit d’intérêts ;
– les fonctions et mandats électifs exercés à la date de désignation.
La déclaration publique d’intérêts est remise, sous double pli cacheté revêtu d’une mention relative à son caractère confidentiel, par l’intéressé, au président du conseil d’administration, avec copie au secrétariat d’instance de l’agence de l’eau. Elle peut également être transmise par voie dématérialisée de manière sécurisée.
L’actualisation de la déclaration, en cas d’évolution susceptible de pouvoir influer sur l’exercice indépendant, impartial et objectif de la fonction d’administrateur, est adressée dans les mêmes conditions et formes que la déclaration initiale.
Une nouvelle déclaration est transmise lors d’un renouvellement de mandat.
2.3. Règles de publicité en matière de déclaration publique d’intérêts
L’agence de l’eau qui, via le secrétariat d’instance, assure la conservation de la déclaration publique d’intérêt jusqu’à 10 ans suite à la fin du mandat, publie sur son site internet les noms et prénoms des administrateurs ainsi que les fonctions au titre desquels ils ont été nommés au sein du conseil d’administration.
Elle garantit la confidentialité des autres informations communiquées dans le cadre de la déclaration.
A cet effet, le secrétariat d’instance de l’agence de l’eau prend les mesures nécessaires pour restreindre l’accès en son sein aux seules personnes autorisées que sont le président du conseil d’administration, le directeur général de l’agence de l’eau, le directeur de l’eau et de la biodiversité et l’administrateur concerné.
Ces documents sont conservés sous double pli cacheté. L’enveloppe extérieure est revêtue d’une mention relative à son caractère confidentiel et de la mention « Déclaration publique d’intérêts » suivie du nom et du prénom de l’administrateur. L’enveloppe intérieure comporte les mêmes mentions, ainsi qu’un bordereau d’émargement des personnes habilitées à y accéder mentionnées à l’alinéa précédent. Cette enveloppe est revêtue de la signature, du nom et du prénom apposés par la dernière personne ayant accédé à la déclaration.
Quand ces données sont gérées sur support électronique, les déclarations sont versées et conservées de manière sécurisée dans des conditions prudentielles et de confidentialité de même niveau.
2.4. Règles à observer en cas de conflit d’intérêt
Afin de respecter leur devoir de loyauté vis-à-vis du conseil d’administration, les administrateurs veillent à faire cesser immédiatement ou prévenir les situations de conflits d’intérêt dans lesquelles ils se trouvent ou pourraient se trouver. En conséquence, ils informent, par écrit ou verbalement en début de séance, le président ou le vice-président du conseil d’administration ou de ses commissions spécialisées, de la situation de conflit d’intérêt dans laquelle ils estiment se trouver au regard de l’ordre du jour de la séance de travail.
Les administrateurs en situation de conflit d’intérêt s’abstiennent de participer aux débats et au vote lors de l’étude du dossier pour lequel ils ont intérêt. Ils quittent la séance jusqu’à l’examen du point suivant à l’ordre du jour.
Pour le dossier concerné, le déport n’a pas d’incidence sur le quorum.
S’ils sont porteurs de mandats confiés par un membre absent, ils demandent au président de les confier à un autre membre pour ce vote lors de la délibération sur le dossier considéré.
Dans le cas où, absents, ils ont confié un mandat à un autre administrateur, après information du président et du mandataire de la situation de conflit d’intérêt, le mandat est considéré comme nul lors de la délibération sur le dossier concerné.
La mention de la révélation du conflit d’intérêt et de son traitement conformément à cette charte est inscrite au procès-verbal du conseil d’administration. Cette mention constitue une protection pour le membre intéressé et permet de sécuriser la délibération en faisant figurer au procès-verbal la prise en compte du conflit d’intérêt.
Les administrateurs ayant déclaré une situation de conflit d’intérêt peuvent demander la confidentialité sur son contenu, si cela ne relève pas de la déclaration publique d’intérêts visée dans la partie 2.1 du présent article. Le président peut l’accorder.
3. Relations avec les institutions et les services de l’agence de l’eau
Tout administrateur se garde d’utiliser sa position d’administrateur ou de toute autre fonction vis-à-vis des services de l’agence pour obtenir ou faire obtenir un avantage pour lui-même, une personne ou un organisme de sa connaissance.
3.1. Déplacements
Les administrateurs sont respectueux des fonds publics et ne tentent pas de profiter des possibilités offertes par l’agence en matière de voyages, déplacements, hébergements ou restaurations sans que cet usage ne soit motivé par l’examen d’un dossier particulier soumis au conseil d’administration ou à l’un de ses commissions spécialisées à laquelle ils appartiennent ou de toute autre réunion auxquelles il doit participer en tant qu’administrateur.
Lorsqu’ils se déplacent pour assister aux réunions, ils privilégient, dans la mesure du possible, les transports en commun, au moindre impact sur l’environnement, dans le respect des règles en vigueur, et anticipent dans toute la mesure du possible les réservations de façon à obtenir des titres de transport moins onéreux.
3.2. Participation aux séances
La présence à certains déjeuners ou dîners proposés par l’agence de l’eau est une possibilité offerte en complément des réunions de travail de façon à favoriser les échanges entre les administrateurs et avec les responsables de dossiers à l’agence de l’eau. Le membre qui a confirmé sa présence et induit donc une réservation de repas ou collation est conscient du coût que cela représente et veille à ne pas se désister au dernier moment.
4. Manquements à la présente charte de déontologie
En cas de manquement aux principes et règles énoncées dans la présente charte, ou de difficultés quant à son application, le président du conseil d’administration et ses vice-présidents règlent au plus tôt la situation, en privilégiant la discussion avec le/les membres concernés.
(1) Par simplification, l’expression « commissions spécialisées » inclut dans cette charte, entres autres, la commission des aides.