Le décret n° 2020-904 du 24 juillet 2020 fixant les conditions de réunion par téléconférence du conseil communautaire dans les établissements publics de coopération intercommunale à fiscalité propre est paru au JORF du 25 juillet 2020.
Pris en application de l’article L.5211-11-1 du CGCT (issu de l’article 11 de la loi engagement et proximité), il fixe, de manière pérenne, les modalités d’organisation des réunions par téléconférence du conseil communautaire dans les communautés de communes, les communautés d’agglomération, les communautés urbaines et les métropoles.
Pour mémoire, la loi prévoit que le quorum est apprécié « en fonction de la présence des conseillers communautaires dans les différents lieux de réunion » et que « les votes ne peuvent avoir lieu qu’au scrutin public ». Enfin, la loi interdit que le conseil communautaire puisse se réunir en plusieurs lieux :
- pour l’élection du président et du bureau,
- pour l’adoption du budget primitif,
- pour l’élection des délégués aux établissements publics de coopération intercommunale (la rédaction étant erronée, il est plutôt question ici de la désignation des délégués aux syndicats mixtes)
- plus généralement, pour la désignation de délégués au sein d’organisme extérieurs (en application de l’article L. 2121-33 du CGCT).
Entrée en vigueur (Article 2 du décret)
Ces dispositions entreront en vigueur le 31 octobre 2020, soit le lendemain de la date à laquelle prendront fin les dispositions d’urgence sanitaire qui autorisent l’utilisation de la téléconférence pour les réunions (Article 6 et 11 de l’ordonnance n°2020-391 du 1er avril 2020) :
- des réunions des organes délibérants des collectivités territoriales
- des commissions permanentes des collectivités territoriales
- des organes délibérants des groupements de collectivités territoriales (EPCI à fiscalité propre, syndicats de communes, syndicats mixtes)
- des bureaux des EPCI (avec ou sans fiscalité propre)
Cela signifie qu’en l’état actuel du droit, au-delà du 30 octobre 2020 et comme cela était prévu par la loi Engagement et Proximité, parmi les établissements précités, seuls les EPCI à fiscalité propre pourront recourir à la téléconférence pour organiser les réunions de leurs organes délibérants.
Les comités des syndicats de communes ou des syndicats mixtes, ainsi que les organes délibérants et les commissions permanentes des collectivités territoriales, ne pourront plus y avoir recours. De même, les bureaux des EPCI (avec ou sans fiscalité propre) ne pourront plus se réunir à distance.
Désignation des salles équipées de vidéoconférence (R. 5211-2 du CGCT)
Il appartiendra au conseil communautaire l’EPCI à fiscalité propre de désigner par délibération « les salles équipées du système de téléconférence dans les communes membres ». Le décret précise que, « le cas échéant, la mise à disposition de locaux et d’équipements communaux fait également l’objet d’une convention avec l’établissement public de coopération intercommunale ».
La téléconférence se tient par visioconférence ou, à défaut, par audioconférence, dans des conditions permettant de garantir le respect du principe de neutralité. Les salles désignées par le conseil communautaire devront offrir les conditions d’accessibilité et de sécurité nécessaires, et permettre d’assurer la publicité des séance, conformément aux dispositions de l’article L.2121-7 du CGCT.
Désignation d’un auxiliaire du secrétaire de séance parmi les agents de l’EPCI à fiscalité propre ou, à défaut, d’une commune membre (R. 5211-2 du CGCT)
L’EPCI à fiscalité propre devra mettre à disposition un agent, qui sera présent pendant toute la durée de la réunion du conseil communautaire afin d’assurer les fonctions d’auxiliaire du secrétaire de séance. A défaut, le Président de l’EPCI à fiscalité propre peut désigner un agent d’une commune membre pour assurer cette fonction. L’agent fera alors l’objet d’une convention de mise à disposition entre son employeur et l’EPCI à fiscalité propre.
Il appartiendra à l’auxiliaire du secrétaire de séance :
- De recenser les entrées et sorties du ou des conseillers communautaires présents ainsi que les pouvoirs éventuels dont ils bénéficient.
- D’assurer le fonctionnement technique du système de téléconférence
- Plus généralement, d’assurer toutes autres missions pouvant lui être demandées par le secrétaire de séance.
Déroulement de la réunion par téléconférence (R.5211-2-1 du CGCT)
Il est précisé qu’à l’initiative du président l’EPCI à fiscalité propre, « la réunion du conseil communautaire débute lorsque l’ensemble des conseillers communautaires ont, dans les salles désignées comme lieux de réunion de ce conseil, un accès effectif aux moyens de transmission ». Les débats sont clos par le président.
Obligation de reporter toute délibération faisant l’objet d’un scrutin secret (R.5211-2-2 du CGCT)
En cas d’adoption d’une demande de vote secret par au moins un tiers des membres présents (comme le prévoit le 1° du L.2121-21 du CGCT) « le président reporte ce point de l’ordre du jour à une séance ultérieure. Cette séance ne peut se tenir par téléconférence ».
Modalités d’enregistrement et de conservation des débats (R. 5211-2 du CGCT)
Les modalités d’enregistrement et de conservation des débats devront être fixées par le conseil communautaire dans son règlement intérieur.
Indication de l’utilisation de la vidéoconférence dans les convocations (R. 5211-2 du CGCT)
Lorsque le conseil communautaire se tient par téléconférence, il en est fait mention sur la convocation. Celle-ci est publiée ou affichée au siège de l’EPCI à fiscalité propre, sur son site internet, ainsi que dans les salles équipées d’un système de vidéoconférence qui auront été désignées par le conseil communautaire pour qu’y soient organisées ses réunions à distance.
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